Carolina Lara
PUBLICADO EM: 20/11/2024 10h22

Estruturar processos internos é a chave para garantir a eficiência dos colaboradores

Durante a expansão de uma empresa, a qualidade e o desempenho da equipe passam a depender cada vez mais de processos claros e bem estabelecidos. Procedimentos estruturados de forma coesa permitem que todos alcancem resultados consistentes, impulsionando o crescimento da organização independentemente da experiência dos novos colaboradores.

De acordo com uma pesquisa da Glassdoor, um processo de integração eficaz pode aumentar em até 82% a sintonia e permanência dos colaboradores na empresa, além de elevar em até 70% as taxas de produtividade. No entanto, um levantamento da Gallup revelou que quase 90% das empresas não consideram seu processo de onboarding alinhado com as melhores práticas. 

Para Jhonny Martins, vice-presidente do SERAC, hub de soluções corporativas referência nas áreas contábil, jurídica, educacional e de tecnologia, sem processos definidos, cada novo funcionário tende a executar as tarefas à sua própria maneira, criando variações que comprometem a uniformidade dos resultados. “Isso pode dificultar a integração da equipe, afetando a produtividade de todos os pontos de contato”, revela.

Para o especialista, a criação de processos sólidos é o alicerce do desempenho organizacional. “Quando uma empresa adota processos bem estruturados, percebe ganhos não apenas em eficiência, mas também em consistência. Esse é um movimento que reduz o tempo necessário para alinhar novos colaboradores e cria uma base sólida para a equipe atuar com excelência, independentemente de quem ocupa o cargo”, afirma.

Maior flexibilidade em processos de recrutamento

Jhonny também ressalta que, ao investir em processos, a empresa pode contratar profissionais com mais flexibilidade, sem depender exclusivamente de talentos caros e prontos. “Muitas vezes, as empresas acreditam que precisam pagar caro para ter um bom talento. Mas, com processos bem estabelecidos, os gestores conseguem preparar profissionais para crescer junto com a empresa, o que representa um investimento mais sustentável e vantajoso no longo prazo,” explica o executivo.

O foco na criação de processos não apenas reduz inconsistências, mas também permite que a organização economize tempo e recursos. “Quando uma empresa adota um sistema claro de orientação, minimiza a necessidade de retrabalho, permitindo uma integração mais rápida e assegurando que todos os colaboradores sigam os mesmos padrões de qualidade. Esse alinhamento a um padrão estabelecido promove uma cultura organizacional mais coesa e produtiva, contribuindo para o desenvolvimento de um ambiente onde todos, independentemente da posição, estão capacitados para entregar resultados sólidos”, finaliza.

Aqui estão cinco sugestões práticas para que uma empresa possa criar processos internos de forma eficiente:

1. Mapear as tarefas essenciais: É preciso identificar as principais tarefas de cada departamento e mapear cada passo necessário para completá-las. Diagramas ou fluxogramas podem ser usados para visualizar o processo.
2. Desenvolver documentos padronizados: Guias e checklists padronizados ajudam a garantir que todos sigam o mesmo passo a passo e podem ser facilmente atualizados conforme as necessidades mudam.
3. Usar ferramentas de automação: Ferramentas de automação e software de gestão, como sistemas de CRM ou ERPs, podem simplificar a execução de processos repetitivos, garantindo que eles sigam um padrão e liberando os colaboradores para focar em tarefas mais estratégicas.
4. Treinamento e feedback contínuo: É importante treinar todos os colaboradores e incentivá-los a oferecer feedback. O feedback ajuda a identificar pontos de melhoria e permite que os processos evoluam para se tornarem ainda mais eficientes.
5. Atribuir um responsável por processos: Indique um colaborador ou equipe para gerenciar e revisar os processos regularmente. Esse responsável deve monitorar a eficácia dos processos e garantir que estejam sempre alinhados às metas da empresa, ajustando-os quando necessário.

Sobre Jhonny Martins

Jhonny Martins é contador e advogado pela PUC-SP com especialização em Direito do Trabalho pela Faculdade de Direito Damásio de Jesus, com MBA em Gestão Empresarial pela FGV-SP e MBA em Gestão Tributária pela USP. É vice-presidente do SERAC, um hub de soluções corporativas. Instagram @jhonnymartins

Sobre o SERAC

O SERAC é um hub de soluções corporativas, sendo referência nas áreas contábil, jurídica, educacional e de tecnologia. Com quase 300 colaboradores atendemos mais de 3.500 clientes recorrentes presentes em 20 estados brasileiros, independentemente do porte ou opção tributária. Entre seus clientes estão grandes marcas como XP Investimentos, G4 Educação, Óticas Diniz, Mundial Calçados e, também, empresários e personalidades da mídia, como Flávio Augusto, Thiago Nigro e Joel Jota, contando com equipe especializada no mercado digital. Instagram: @sou_serac ou pelo site souserac.com.