90,3% dos microempreendedores consultados pela MaisMei trabalham sem funcionários; especialista orienta como manter controles e obrigações em dia

Para quem trabalha por conta própria, administrar o negócio exige dividir o tempo entre a atividade que gera renda e uma série de demandas relacionadas ao CNPJ. Pagamentos, controles financeiros, emissão de documentos e obrigações fiscais disputam espaço com atendimento, vendas e prestação de serviços, concentrando diferentes frentes da operação nas mãos do próprio Microempreendedor Individual (MEI).

Dados da MaisMei mostram que 90,3% dos microempreendedores consultados trabalhavam sem funcionários. Entre os respondentes, 17,2% já haviam recorrido a serviços contábeis. O cenário ajuda a dimensionar uma rotina em que uma mesma pessoa pode acumular a operação e a administração do negócio.

Para Kályta Caetano, contadora da MaisMei, o desafio está justamente em conciliar essas diferentes frentes sem deixar a administração para os momentos de urgência. “Quando as informações e obrigações ficam distribuídas em diferentes lugares, o MEI precisa dedicar parte do tempo a localizar dados e acompanhar o que precisa ser feito. Quanto mais organizada estiver essa rotina, mais fácil é manter o CNPJ em dia sem deixar que as demandas administrativas se acumulem”, explica.

Esse cenário também aparece na forma como os microempreendedores organizam as finanças: 51,06% dos consultados utilizavam cadernos para controlar vendas e despesas, enquanto 18,51% recorriam a planilhas. O formato escolhido pode variar de acordo com a rotina de cada negócio, desde que permita manter os registros atualizados e acompanhar a movimentação financeira.

“O controle pode começar de forma simples e precisa funcionar dentro da realidade de cada empreendedor. Registrar quanto entrou, quanto saiu, quais compromissos estão próximos e como está o faturamento ajuda a ter uma visão mais clara do negócio e facilita o preenchimento da declaração anual, que exige informar a receita obtida ao longo do ano. Quando essas informações ficam espalhadas ou dependem da memória, aumenta o risco de perder prazos e tomar decisões sem ter todos os números em mãos”, afirma Kályta.

A organização financeira também envolve registrar as movimentações do negócio e manter as despesas pessoais separadas das contas da empresa. Manter esses registros em dia facilita o acompanhamento da situação financeira e dá mais segurança para decisões do dia a dia.

Como manter as obrigações em dia

O modelo do MEI permite que o próprio empreendedor cumpra as obrigações relacionadas ao CNPJ. Para isso, é importante acompanhar pontos como faturamento, pagamento do DAS, declaração anual e emissão de notas fiscais, além de observar mudanças no negócio que possam impactar seu enquadramento.

Entre os microempreendedores consultados pela MaisMei que já haviam contratado serviços contábeis, 66,3% afirmaram interagir com o profissional somente quando necessário. Diversas atividades administrativas podem ser conduzidas diretamente pelo próprio empreendedor, com apoio de ferramentas que facilitem o acesso às informações e aos serviços necessários.

“A organização das informações ajuda o MEI a entender a situação do CNPJ e identificar com antecedência o que precisa ser feito. Isso facilita o cumprimento das obrigações e ajuda a evitar o acúmulo de pendências”, orienta Kályta.

Criar uma rotina para as tarefas administrativas também ajuda a organizar o dia a dia. A centralização de serviços em ferramentas digitais pode dar mais autonomia ao empreendedor ao reduzir a necessidade de recorrer a diferentes ambientes para cuidar do CNPJ. Na MaisMei, por exemplo, o MEI consegue acessar de forma integrada recursos como Diagnóstico do MEI, criação de agenda online, site e logo, emissão de recibos, notas fiscais, geração do DAS e declaração anual.

“Ter uma rotina de gestão ajuda o empreendedor a enxergar melhor a situação do negócio e antecipar o que precisa ser resolvido. Ferramentas que concentram essas atividades também podem facilitar esse acompanhamento, principalmente para quem já divide o tempo entre atendimento, vendas, operação e administração”, conclui Kályta.